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会议服务
 
会议流程

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会议工作流程

    作为专业的会展中心,承接、代理、举办各类会议会展。大致经过如下环节:

    1策划:作为专业的会议代理,我们提供会展会议企划代理,告诉本公司你的想法或者要达到的           目的。我们为你提供可能性方案,出点子,招展企划、会议回执等等。

    2咨询:在此阶段,我们将与委托方进行多方面沟通,并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。

    3考察:如果您认为经过沟通,以及到本公司实地考察后,可以相信我公司的实力。我们可以进入以下阶段1、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。2、双方就服务项目服务流程,计划推荐,及服务的价格等内容进行深入细致的探讨,大致明确双方的责任与义务。3、就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。

    4签定协议:这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理,然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任,并签署正式协议。

    5执行协议:双方严格而又人性化的执行协议,本着高度负责的合作理念,将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。
    一:举办会前

    1、 与会议主办方洽谈
    2、 提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。
    3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的事宜。
    4、 确定方案,签订合同,预付定金。

    二:会议举办中

    1、 会议接待:专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横  幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
    2、 会前准备:准备好会议需要的资料,会议用品,等会议相关物品。
    3、 会议场地:专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。
    4、 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
    5、 会议餐饮:用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
    6、 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。
    7、 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
    8、 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
    三:结束会议:

    1、 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对并结帐。
    2、 资料:会议后的资料收集,根据客户的要求制作会议通讯录或花名册



   

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